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¿Qué Es La Contabilidad Para Organizaciones Sin Fines De Lucro?
La contabilidad para organizaciones sin fines de lucro implica principalmente registrar e ingresar los registros financieros de una organización. Los registros financieros sin fines de lucro son muy importantes, ya que aseguran que la organización opere de manera eficiente.
Al ser organizaciones sin fines de lucro, el gobierno les exige que mantengan su estatus de exención de impuestos y hacerlo requiere llevar una contabilidad adecuada. Las organizaciones sin fines de lucro pueden optar por tener un contador oficial o implementar un software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro, para controlar sus gastos, donaciones, donantes leales, así como sus estrategias de campaña en curso.
¿Por Qué Es Esencial La Contabilidad Para Las Organizaciones Sin Fines De Lucro?
- Claridad: Tener una comprensión clara de a dónde va el dinero, así como de dónde provienen las donaciones, te permitirá tomar decisiones más informadas y mejorar la eficiencia de tu negocio.
- Espacio Organizado: Un espacio ordenado fomenta una mente productiva, por lo tanto, tener datos precisos sobre las transacciones puede mejorar la eficiencia general de la organización sin fines de lucro y crear espacio para una mayor creatividad.
- Mejores Estrategias De Recaudación De Fondos: La ejecución de informes y la evaluación de gastos pueden ayudarte a identificar las áreas débiles y planificar futuros sistemas de gestión de donaciones.
- Mejor Potencial De Ahorro: Las deducciones fiscales son una parte integral de cualquier organización, por lo que, tener un buen registro de todos los gastos te permitirá reclamar estas deducciones en tus declaraciones de impuestos y crear una mejor imagen general de tus ahorros para el futuro.
- Una Organización Limpia: Cuando comienzas a limpiar el desorden, es fácil detectar actividades fraudulentas dentro de la organización (si las hay). Por lo que la prevención de este tipo de actividades no autorizadas, puede mantener limpio el entorno de la organización y atraer una mejor fuerza laboral en el futuro.
7 Consejos Para La Contabilidad De Organizaciones Sin Fines De Lucro
Ya sea una pequeña organización sin fines de lucro o una organización masiva, mantener los registros financieros en orden es imprescindible. Siendo la parte más crucial de cualquier organización, tienen su propio conjunto de reglas y procedimientos complicados. Siempre es recomendable contar con un profesional delegado para manejar este tipo de actividades sensibles. Sin embargo, hay algunos puntos básicos que las organizaciones sin fines de lucro deben evaluar cuando se trata de contabilidad.
1. Una Cuenta Bancaria Para La Organización
En lugar de recibir donaciones a través de cuentas personales, las organizaciones sin fines de lucro deben tener una cuenta bancaria destinada únicamente para sus transacciones oficiales. Las organizaciones sin fines de lucro también deberían de administrar fondos a través de cuentas específicas, ya que tienen ciertas normas sobre cómo deben gastar su dinero.
Tener una cuenta específica puede aclarar mucha confusión y alinear los registros de transacciones en el futuro, eliminando una carga de trabajo tediosa. Además, la conciliación de las cuentas bancarias implica comparar las transacciones de sus estados de cuenta con las de los libros. Hacerlo al menos una vez al mes puede ayudar a mantener sus libros actualizados y evitar el fraude.
2. Encuentra Un Software De Contabilidad Para Organizaciones Sin Fines De Lucro
Muchos programas de software de contabilidad pueden ayudarte a administrar los libros, pero no todos son adecuados para todo tipo de organizaciones benéficas o sin fines de lucro, ya que existen algunos software de contabilidad de fondos que están diseñadas específicamente para organizaciones sin fines de lucro.
Busca un software de contabilidad sin fines de lucro que pueda ayudarte a administrar varios aspectos de las campañas de recaudación de fondos, como mantener registros de las donaciones recurrentes (pagos en línea), estados financieros, informes financieros y recibos de impuestos. Las organizaciones sin fines de lucro pueden considerar WhyDonate, el mejor software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro (pequeñas o grandes), para realizar un seguimiento de sus donaciones entrantes. Esta plataforma de recaudación de fondos es un poco como un software de contabilidad gratuito pero con algunas características de contabilidad adicionales para organizaciones sin fines de lucro.
Las organizaciones pueden mantener hojas de Excel, y agregar detalles sobre sus campañas anteriores, en curso o futuras con los detalles de sus donaciones únicas y recurrentes, flujo de efectivo, pagos y otros gastos. Este tipo de herramientas de contabilidad, mejorarán la gestión de donantes y los sistemas de gestión de gastos de las organizaciones sin fines de lucro en el futuro.
3. Contrata A Un Contador
Puedes optar por contratar a alguien dentro de la organización o buscar a alguien en portales de empleo como LinkedIn. Antes de contratar a un nuevo contador para llevar las finanzas, asegúrate de que este comprenda el rol y las responsabilidades del puesto.
Un profesional puede manejar muchas actividades cruciales como informes financieros, gestión de inventario, gestión de relaciones con los clientes, seguimiento de ingresos y gastos, etc. Tener un buen control de los fondos puede ayudar a la organización sin fines de lucro a crear informes que ayudarán a que las finanzas funcionen sin problemas.
4. Monitorea Las Transacciones En Efectivo, Las Donaciones En Especie Y Las Subvenciones
A menudo, las organizaciones sin fines de lucro ignoran el seguimiento de las donaciones en especie, lo cual no es una buena práctica de gestión financiera. Monitorear los gastos comerciales puede llevar mucho tiempo y ser difícil hacer, es por eso muchas organizaciones sin fines de lucro pequeñas, prefieren evitar tener que dedicar su tiempo a esto.
Pero tener un sistema sólido de contabilidad para hacer un seguimiento de los gastos puede ayudar a las pequeñas organizaciones sin fines de lucro a crecer, también puede ayudarlas a administrar sus transacciones financieras y asegurarse de que van por buen camino para alcanzar sus objetivos.
Siempre debe haber un monitoreo de todas las contribuciones realizadas en formas que no sean en efectivo o en que sean en especie, ya que pueden haber sido compradas por su organización sin fines de lucro. Los empleados pueden contribuir a una organización benéfica a través de subvenciones y las empresas o fundaciones pueden igualar sus contribuciones. Las organizaciones sin fines de lucro también deben realizar un seguimiento de dichas donaciones, lo que puede ayudarlas a recibir fondos equivalentes.
5. Implementar Políticas Organizativas Internas
Las organizaciones sin fines de lucro y las empresas deben protegerse contra el fraude. Y aunque puedes pensar que puedes confiar en todos los que trabajan para tu organización, sigue siendo importante tomar las medidas necesarias para evitar este tipo de problemas y uno de los pasos más importantes para hacer esto es establecer políticas y procedimientos que ayuden a prevenir el fraude. A medida que la organización crece, también es importante que contrates a más miembros del personal y realices un seguimiento de todos los gastos.
También debes establecer un código de ética cuyo objetivo sea resaltar los valores y la moral de la organización. Esto puede servir como un recordatorio para los miembros de la junta directiva, los donantes y los empleados de que se debe seguir el código.
6. Haz Un Presupuesto
Un presupuesto es una parte vital de las operaciones de cualquier organización, ya que prepara el escenario para el futuro de la organización y garantiza la estabilidad financiera. Las organizaciones sin fines de lucro suelen operar con un presupuesto anual, lo que ayuda a determinar sus objetivos y mantenerlos bien encaminados para cumplir sus objetivos. Pero es importante tener en cuenta que los presupuestos nunca son los mismos, por lo que debe revisarse regularmente para asegurarse de que todavía está en el buen camino.
Tener un presupuesto bien planificado asegurará que todos los miembros estén en sintonía con respecto a las metas y actividades de la organización.
7. Sé Consistente Con El Proceso De Contabilidad
No importa cuán grande o pequeña sea la organización sin fines de lucro, las actividades de contabilidad manual son obligatorias. Por lo tanto, asegúrate de que el contador sea muy consciente de sus responsabilidades y de cómo los cambios más pequeños pueden afectar a toda la organización.
El mantenimiento de los estados de cuenta y la conciliación de cuentas puede cumplir con los objetivos financieros y preparar a la organización para pagar los impuestos.
Comienza A Monitorear La Contabilidad Ahora
Las organizaciones sin fines de lucro a menudo dependen de las plataformas de crowdfunding para realizar campañas y recaudar fondos en línea. Por lo tanto, es importante optar por plataformas verificadas y confiables como WhyDonate, donde ejecutar campañas y obtener pagos es muy simple.
En WhyDonate nos actualizamos constantemente para poder brindar una plataforma perfecta, en la que no solo puedes crear recaudaciones de fondos para tus propias necesidades, sino también ayudar a otros con dificultades financieras. Considera usar un software de contabilidad asequible para organizaciones sin fines de lucro, para que en el futuro puedas ser la guía de otra persona.
