Table of Contents
Wat is boekhouden voor non-profitorganisaties?
Boekhouden voor non-profitorganisaties bestaat voornamelijk uit het vastleggen en invoeren van de financiële administratie van een organisatie. De financiële administratie van non-profitorganisaties is erg belangrijk, omdat deze ervoor zorgt dat de organisatie efficiënt werkt.
Als non-profitorganisaties zijn ze door de overheid verplicht om hun belastingvrije status te behouden. Dit vereist een goede boekhouding. Non-profitorganisaties kunnen kiezen voor een officiële boekhouder of de beste boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties implementeren om hun uitgaven, donaties en trouwe donateurs in de gaten te houden, evenals hun lopende campagnestrategieën.
Waarom is boekhouding voor non-profitorganisaties essentieel?
- Duidelijkheid – Als je duidelijk weet waar je geld naartoe gaat en waar de donaties vandaan komen, kun je beter geïnformeerde beslissingen nemen en de efficiëntie van je bedrijf verbeteren.
- Georganiseerde ruimte – Een opgeruimde ruimte bevordert altijd een productieve geest. Het hebben van de juiste gegevens over de transacties kan de algemene efficiëntie van je non-profit verbeteren en ruimte creëren voor meer creativiteit.
- Betere strategieën voor inzamelacties – Inzamelactie Door rapporten te maken en uitgaven te evalueren kun je gebieden identificeren waar het je aan ontbreekt en plannen maken voor toekomstige donatiebeheersystemen.
- Beter besparingspotentieel – Belastingaftrek is een integraal onderdeel van elke organisatie. Als je al je uitgaven goed bijhoudt, kun je deze aftrekposten claimen bij je belastingaangifte en een beter beeld krijgen van je besparingen voor de toekomst.
- Een schone organisatie Als je begint met het opruimen van de rommel, is het gemakkelijk om frauduleuze activiteiten binnen de organisatie te ontdekken (als die er zijn). Het voorkomen van dit soort ongeoorloofde activiteiten kan de omgeving van de organisatie schoon houden en in de toekomst beter personeel aantrekken.
7 Non-profit-vriendelijke boekhoudoplossing voor je organisatie
Of het nu gaat om een kleine non-profit organisatie of een grote organisatie, het op orde houden van de financiële administratie is een must. Financiën, het meest cruciale onderdeel van elke organisatie, heeft zijn eigen regels en ingewikkelde procedures. Het is altijd raadzaam om een professional in te schakelen om dit soort gevoelige activiteiten uit te voeren. Er zijn echter een aantal basispunten die non-profitorganisaties moeten evalueren als het gaat om boekhouden.
1. Regel een speciale bankrekening voor je organisatie
In plaats van donaties te ontvangen via persoonlijke rekeningen, zouden non-profitorganisaties altijd een goede bankrekening moeten hebben, alleen voor hun officiële transacties. Non-profitorganisaties zouden ook beheerd moeten kunnen worden via specifieke rekeningen, omdat ze bepaalde normen hebben over hoe ze hun geld moeten uitgeven.
Het hebben van een specifieke account kan veel verwarring wegnemen en de transactieregistraties in de toekomst op elkaar afstemmen, waardoor een vermoeiende werklast verdwijnt. Je bankrekeningen aansluiten houdt ook in dat je de transacties op je afschriften vergelijkt met die in je boeken. Door dit minstens één keer per maand te doen, kun je je boekhouding up-to-date houden en fraude voorkomen.
2. Zoek de boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties
Veel boekhoudprogramma’s kunnen je helpen bij het beheren van je boekhouding, maar niet alle programma’s zijn geschikt voor alle soorten non-profits of liefdadigheidsorganisaties. Er zijn een aantal softwareoplossingen voor fondsenadministratie die speciaal zijn ontworpen voor non-profitorganisaties.
Zoek naar boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties die je kan helpen bij het beheren van verschillende aspecten van je inzamelingscampagnes, zoals het bijhouden van je terugkerende donaties (online betalingen), financiële overzichten, financiële rapporten en belastingontvangsten. Non-profitorganisaties kunnen de beste gratis boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties overwegen, zoals WaaromDonerenom hun inkomende donaties bij te houden. Dit platform voor inzamelacties lijkt een beetje op gratis boekhoudsoftware, maar dan met een paar extra boekhoudfuncties voor non-profitorganisaties.
Organisaties kunnen Excel-sheets bijhouden met details over hun vorige/lopende/toekomstige campagnes met de details van hun eenmalige/terugkerende donaties, cashflow, uitbetalingen en andere uitgaven. Dit soort boekhoudtaken zal in de toekomst het donateursbeheer en het onkostenbeheer van de non-profitorganisaties verbeteren.
3. Neem een boekhouder in dienst
Als nieuwe boekhouder kun je ervoor kiezen om iemand binnen je organisatie aan te nemen of iemand te zoeken op vacatureportalen zoals LinkedIn. Voordat je een nieuwe boekhouder aanneemt voor je boekhoudkundige taken, moet je ervoor zorgen dat hij of zij de rol en verantwoordelijkheden van de functie begrijpt.
Een professional kan veel cruciale activiteiten afhandelen, zoals financiële rapportage, voorraadbeheer, relatiebeheer, inkomsten en uitgaven bijhouden, enzovoort. Een goed afgeronde fondservaring kan je non-profit helpen om rapporten te maken die helpen om de financiën soepel te laten lopen.
4. Contante transacties, donaties in natura en subsidies bijhouden
Vaak verzuimen non-profitorganisaties om de ontvangen donaties in natura bij te houden, wat geen goed financieel beheer is. Het kan erg tijdrovend en moeilijk zijn om zakelijke uitgaven bij te houden. Veel kleine non-profitorganisaties besteden hier liever geen tijd aan.
Maar een goede boekhouding voor het bijhouden van uitgaven kan kleine non-profitorganisaties juist helpen groeien. Het kan hen ook helpen om hun financiële transacties te beheren en ervoor te zorgen dat ze op schema liggen om hun doelen te halen.
Er moet altijd een overzicht zijn van alle bijdragen in natura of in natura, omdat deze door je non-profit kunnen zijn aangekocht. Werknemers kunnen bijdragen aan een liefdadigheidsorganisatie door middel van subsidies, en bedrijven of stichtingen kunnen hun bijdragen verdubbelen. Non-profitorganisaties moeten ook dergelijke donatieswaardoor ze matching fondsen kunnen ontvangen.
5. Intern organisatiebeleid implementeren
Non-profitorganisaties en bedrijven moeten zichzelf beschermen tegen fraude. Hoewel je misschien denkt dat je iedereen die voor je organisatie werkt kunt vertrouwen, is het toch belangrijk om de nodige stappen te nemen om dit soort problemen te voorkomen. Een van de belangrijkste stappen hierbij is het opstellen van beleid en procedures die fraude helpen voorkomen. Als je organisatie groeit, is het ook belangrijk dat je meer personeel aanneemt en al je uitgaven bijhoudt.
Je moet ook een ethische code voor fondsenwerving opstellen die de waarden en moraal van de organisatie benadrukt. Dit kan dienen als geheugensteuntje voor leden van de raad van bestuur, donateurs en medewerkers dat de code moet worden nageleefd.
6. Maak een budget
Een budget is een essentieel onderdeel van de activiteiten van elke organisatie, omdat het de basis legt voor de toekomst van de organisatie en zorgt voor financiële stabiliteit. Non-profitorganisaties werken meestal met een jaarlijks budget, dat helpt bij het bepalen van hun doelen en of ze op schema liggen om hun doelen te halen. Maar het is belangrijk om in gedachten te houden dat budgetten nooit hetzelfde zijn. Het moet regelmatig worden herzien om er zeker van te zijn dat het nog steeds op schema ligt.
Een goed geplande begroting zorgt ervoor dat alle leden op één lijn zitten wat betreft de doelen en activiteiten van de organisatie.
7. Wees consistent met je boekhoudproces
Hoe groot of klein de non-profit ook is, handmatige boekhouding is verplicht. Zorg er dus voor dat de toegewijde boekhouder zich goed bewust is van zijn/haar verantwoordelijkheden en hoe kleine veranderingen de hele organisatie kunnen beïnvloeden.
Met het bijhouden van overzichten en het afstemmen van rekeningen kun je de financiële doelen halen en de organisatie belastingklaar maken.
Start nu je boekhoudpraktijk
Non-profitorganisaties zijn vaak afhankelijk van crowdfundingplatforms om campagnes te voeren en online fondsen te werven. Het is dus altijd belangrijk om te kiezen voor geverifieerde en vertrouwde platforms zoals WhyDonate, waar het voeren van campagnes en het ontvangen van uitbetalingen probleemloos verloopt.
Wij bij WhyDonate zijn onszelf voortdurend aan het verbeteren zodat we jou een naadloos platform kunnen bieden waar je niet alleen inzamelacties voor jezelf kunt maken, maar ook anderen kunt helpen die het financieel moeilijk hebben. Overweeg dus om betaalbare boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties te gebruiken, zodat je ooit de gids voor iemand anders kunt zijn.
