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Qu’est-ce qu’un Services de Tenue de Livres pour les Organisations à But Non Lucratif ?
Les services de tenue de livres pour les organisations à but non lucratif consiste principalement à enregistrer et à saisir les documents financiers d’une organisation. Les documents financiers des associations sont très importants, car ils garantissent le bon fonctionnement de l’organisation.
En tant qu’organisations à but non lucratif, ces documents sont exigés par le gouvernement leur permettant de conserver leur statut d’exonération fiscale. Pour ce faire, elles doivent tenir une comptabilité appropriée. Les organisations à but non lucratif peuvent choisir d’avoir un comptable officiel ou de mettre en œuvre le meilleur logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif afin de garder un œil sur leurs dépenses, leurs dons, leurs donateurs fidèles, ainsi que sur leurs stratégies de campagne en cours.
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Pourquoi la Tenue de Livres Comptable est-elle Essentielle pour les Organisations à But Non Lucratif ?
- Clarté – Le fait de savoir clairement où va votre argent et d’où viennent les dons vous permettra de prendre des décisions plus éclairées et d’améliorer l’efficacité de votre entreprise.
- Espace organisé – Un espace désencombré favorise toujours un esprit productif. Le fait de disposer de données correctes sur les transactions peut donc améliorer l’efficacité générale de votre organisation non lucrative et laisser place à plus de créativité.
- De meilleures stratégies de collecte de fonds – L’établissement de rapports et l’évaluation des dépenses peuvent vous aider à identifier les domaines dans lesquels vous avez des lacunes et à planifier de futurs systèmes de gestion des dons.
- Un meilleur potentiel d’épargne – Les déductions fiscales font partie intégrante de toute organisation. Le fait de tenir un registre de toutes vos dépenses vous permettra de réclamer ces déductions sur votre déclaration d’impôts et d’avoir une meilleure idée de vos économies futures.
- Une organisation propre – Lorsque l’on commence à faire le ménage, il est facile de repérer les activités frauduleuses au sein de l’organisation (s’il y en a). La prévention de ce type d’activités non autorisées permet de maintenir l’environnement de l’organisation propre et d’attirer une meilleure main-d’œuvre à l’avenir.
7 Solutions de Comptabilité pour les Organisations à But Non Lucratif
Qu’il s’agisse d’une petite organisation à but non lucratif ou d’une grande organisation, il est indispensable de maintenir les documents financiers en ordre. La finance, qui est la partie la plus cruciale de toute organisation, a son propre ensemble de règles et de procédures compliquées. Il est toujours conseillé de faire appel à un professionnel pour gérer ce type d’activités sensibles. Toutefois, les organisations à but non lucratif doivent tenir compte de certains points fondamentaux en matière de comptabilité.
1. Dédiez à Votre Organisation un Compte Bancaire Approprié
Au lieu de recevoir des dons sur des comptes personnels, les organisations à but non lucratif devraient toujours disposer d’un compte bancaire approprié réservé à leurs transactions officielles. Les associations devraient également être en mesure d’obtenir des fonds gérés sur des comptes spécifiques, car elles doivent respecter certaines normes quant à la manière dont elles doivent dépenser leur argent.
Le fait d’avoir un compte spécifique ou une solution de comptabilité adéquate peut dissiper beaucoup de confusion et mettre en ordre les enregistrements de transactions à l’avenir, éliminant ainsi une charge de travail fastidieuse. Le rapprochement de vos comptes bancaires consiste également à comparer les transactions figurant sur vos relevés avec celles qui sont enregistrées dans vos livres. En procédant à ce rapprochement au moins une fois par mois, vous contribuerez à maintenir vos comptes à jour et à vous protéger contre les fraudes.
2. Trouver le Logiciel de Comptabilité pour les Organisations à But Non Lucratif
De nombreux logiciels de comptabilité peuvent vous aider à gérer vos comptes, mais tous ne conviennent pas à tous les types d’associations ou d’organisations caritatives. Il existe des logiciels de comptabilité qui sont spécialement conçus pour les organisations à but non lucratif.
Recherchez un logiciel de tenue de livres comptables pour les organisations à but non lucratif qui peut vous aider à gérer divers aspects de vos campagnes de collecte de fonds, comme l’enregistrement de vos dons récurrents (paiements en ligne), les états financiers, les rapports financiers et les reçus aux fins de l’impôt. Les organisations à but non lucratif peuvent envisager le meilleur logiciel de comptabilité gratuit pour les petites organisations à but non lucratif (ou les grandes organisations à but non lucratif), comme WhyDonate, pour garder une trace de leurs dons entrants. Cette plateforme de cagnotte est un peu comme un logiciel de comptabilité gratuit, mais avec quelques fonctions comptables supplémentaires pour les organisations à but non lucratif.
Les organisations peuvent tenir des feuilles Excel contenant les détails de leurs campagnes précédentes, en cours et futures, ainsi que les détails de leurs dons ponctuels et récurrents, les flux de trésorerie, les paiements et les autres dépenses. Ce type de tâches comptables améliorera à l’avenir les systèmes de gestion des donateurs et des dépenses des organisations à but non lucratif.
3. Recruter un Comptable
En tant que nouveau comptable, vous pouvez choisir d’embaucher quelqu’un au sein de votre organisation ou de chercher quelqu’un sur des portails d’emploi tels que LinkedIn. Avant d’engager un nouvel aide-comptable pour vos tâches comptables, assurez-vous qu’il comprenne le rôle et les responsabilités du poste.
Un professionnel peut prendre en charge de nombreuses activités cruciales telles que les rapports financiers, la gestion des stocks, la gestion des relations avec les clients, le suivi des revenus, ainsi que la gestion des dépenses, etc. L’expérience d’un fonds bien équilibré peut aider votre association à créer des rapports qui contribueront à la bonne marche de ses finances.
4. Suivre les Transactions en Espèces, les Dons en Nature et les Subventions
Souvent, les organisations à but non lucratif ne tiennent pas compte des dons en nature qu’elles reçoivent, ce qui n’est pas une bonne pratique de gestion financière. Il peut être très long et difficile d’assurer le suivi des dépenses de l’entreprise. De nombreuses petites organisations à but non lucratif préfèrent éviter d’avoir à consacrer du temps à cette tâche.
Mais en fait, une solution de comptabilité solide pour le suivi des dépenses peut aider les petites organisations à but non lucratif à se développer. Il peut également les aider à gérer leurs transactions financières et à s’assurer qu’elles sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs.
Il faut toujours garder une trace de toutes les contributions en nature ou autres, car elles peuvent avoir été achetées par l’association. Les employés peuvent contribuer à une organisation caritative par le biais de subventions, et les entreprises ou les fondations peuvent compléter leurs contributions. Les organisations à but non lucratif doivent également garder une trace de ces dons, ce qui peut les aider à recevoir des fonds de contrepartie.
5. Mettre en œuvre les Politiques d’Organisation Interne
Les organisations à but non lucratif et les entreprises sont tenues de se protéger contre la fraude. Même si vous pensez pouvoir faire confiance à toutes les personnes qui travaillent pour votre organisation, il est important de prendre les mesures nécessaires pour prévenir ce type de problèmes. L’une des étapes les plus importantes consiste à établir des politiques et des procédures qui contribueront à prévenir la fraude. Au fur et à mesure que votre organisation se développe, il est également important que vous engagiez davantage de personnel et que vous assuriez le suivi de toutes vos dépenses.
Vous devez également établir un code d’éthique visant à mettre en évidence les valeurs et la morale de l’organisation. Ce code peut servir à rappeler aux membres du conseil d’administration, aux donateurs et aux employés que le code doit être respecté.
6. Établir un Budget
Le budget est un élément essentiel du fonctionnement de toute organisation, car il prépare l’avenir de l’organisation et garantit sa stabilité financière. Les organisations à but non lucratif fonctionnent généralement avec un budget annuel, qui les aide à déterminer leurs objectifs et à savoir si elles sont sur la bonne voie pour les atteindre. Mais il est important de garder à l’esprit que les budgets ne sont jamais les mêmes. Il doit être revu régulièrement pour s’assurer qu’il est toujours sur la bonne voie.
Un budget bien planifié permet de s’assurer que tous les membres sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les objectifs et les activités de l’organisation.
7. Soyez Cohérent avec votre Processus de Tenue de Livres Comptables
Quelle que soit la taille de l’association, les activités comptables manuelles sont obligatoires. Il faut donc veiller à ce que l’agent comptable soit bien conscient de ses responsabilités et de la manière dont des changements mineurs peuvent affecter l’ensemble de l’organisation.
La tenue des états et le rapprochement des comptes permettent d’atteindre les objectifs financiers et de préparer l’organisation à l’imposition.
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Les organisations à but non lucratif dépendent souvent des plateformes de crowdfunding pour mener des campagnes et collecter des fonds en ligne. Il est donc toujours important d’opter pour des plateformes vérifiées et de confiance comme WhyDonate, où l’organisation de campagnes et l’obtention de paiements se font sans problème.
Chez WhyDonate, nous nous perfectionnons constamment afin de vous offrir une plateforme transparente qui vous permettra non seulement de créer des collectes de fonds pour vos propres besoins, mais aussi d’aider d’autres personnes aux prises avec des difficultés financières. Pensez donc à utiliser un logiciel de comptabilité abordables pour les organismes à but non lucratif afin que vous puissiez être le guide de quelqu’un d’autre un jour.
FAQ’s:
1. Quelle est l’Utilité de la Tenue des Livres Comptables ?
La tenue des livres comptables dans les organisations à but non lucratif est essentielle pour plusieurs raisons :
- Transparence financière : Elle permet de fournir une vue claire et transparente des finances de l’organisation, renforçant ainsi la confiance des donateurs, des membres et des partenaires.
- Conformité légale : Elle assure le respect des exigences légales en matière de rapports financiers et de déclarations fiscales, ce qui est crucial pour le maintien du statut à but non lucratif.
- Gestion efficace : Elle aide à gérer les ressources financières de manière efficace, à prendre des décisions éclairées et à allouer les fonds aux programmes et aux causes de l’organisation de manière responsable.
2. Quels sont les Deux Livres Comptables Obligatoires ?
Les deux livres comptables obligatoires pour les organisations à but non lucratif sont généralement les suivants :
- Le grand livre : Il enregistre toutes les transactions financières de l’organisation, y compris les recettes, les dépenses, les dons, et les autres mouvements de fonds. Il offre une vue d’ensemble des opérations financières.
- Le journal des recettes et des dépenses : Ce journal enregistre les transactions de manière chronologique et détaillée, en spécifiant les montants, les dates et les bénéficiaires des recettes, ainsi que les dépenses effectuées. Cela permet de suivre et de documenter les flux de trésorerie de l’organisation.
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